Aplicativos de negócio – Resolvendo os problemas

Aplicativos de negócio – Resolvendo os problemas

Precisamos assegurar que tendo os processos e as pessoas capacitadas de forma alinhada com a estratégia de negócio e nos certificar que o sistema está devidamente configurado e que os problemas estão adequadamente reportados e que todas as funcionalidades estejam conforme prescrito.

Tendo a compreensão de que a maior parte dos problemas que temos está relacionados a processos e capacitação não adequadamente desenvolvidos ou não aplicados de forma integrada e que já tenhamos direcionadas as soluções, sobram dois pontos a tratar: assegurar que as configurações estão corretamente implementadas no sistema e a outra que os problemas que foram identificados estão mapeados e reportados adequadamente.

Entendendo sobre os processos e requisitos de negócio e compreendendo como configura o sistema para atendê-los, deve se proceder a uma revisão geral das configurações realizadas, além de fazer testes para assegurar que ela atende às necessidades.

Depois de ter feito estes pontos, identificar os problemas que o sistema apresenta ou não funciona conforme especificado. Quando identificado, deverá proceder a documentação do problema, apresentando a configuração que está no sistema, informações que foram usadas para entrada no processamento e o resultado gerado. Com estas informações, relacionar em uma planilha e abrir um ticket de problema junto ao fornecedor ou a área de desenvolvimento de sistema. Depois fazer isto para cada um dos problemas identificados, realizar reunião com a área de tecnologia e cobrar uma agenda para solução dos problemas.

Com base nas datas prometidas, deverá realizar reunião de acompanhamento para as soluções dos problemas. Para cada solução reportada, deverá proceder a teste detalhado e documentar o resultado para cada um.

Este tipo de procedimento deve ser adotado e a cada nova versão deverá ser realizado testes para assegurar que as funcionalidades estão de acordo com a documentação do sistema. Erros deverão ser reportados e acompanhados a recorrência de problemas.

Toda mudança de aplicação quanto à funcionalidade, deverá ser realizada alteração na documentação de treinamento (especialmente nas instruções de uso) e montado um ciclo de reciclagem, para assegurar que as pessoas estejam alinhadas com as novas funcionalidades do aplicativo.

Assim, iremos assegurar que a organização está alinhada com os processos, procedimentos e instrução de uso e as pessoas estarão trabalhando capacitadas de forma adequada e que a estratégia de negócio será alcançada.

Não existe outra forma de assegurar que os aplicativos estejam funcionando de forma adequada e que as pessoas estão capacitadas e alinhadas com as necessidades da organização.

foto por: Tim Gouw on Unsplash

Aplicativos de negócio – Como resolver a questão de processos

Aplicativos de negócio – Como resolver a questão de processos

Colocar um sistema em produção sem que a sua escolha tenha sido realizada pelo pessoal de negócios e sem a adequação dos processos, procedimento e instrução de uso, alinhados com as funcionalidades para que as pessoas sejam treinadas de forma integrada é declararmos o insucesso do projeto.

Sendo processos uma das principais causas de problemas dos sistemas não funcionarem, precisamos compreender o quê e como fazer para resolvê-los dentro da organização, pois somente com o alinhamento adequado é que teremos os resultados que precisamos.

Geralmente implantamos solução de sistemas sem pensarmos nos processos e no nosso subconsciente está o fato de que o sistema irá resolver todos os problemas e funcionará sozinho. É isto uma verdade? Sabemos que não. Não queremos raciocinar e nem sermos críticos com relação a quem nos vende a solução, pois como pode uma solução atender todo mundo? Isto não é possível, pois cada negócio tem as suas particularidades e precisa usar de diferentes funcionalidades que são iguais, mesmo que aplicada a negócios diferentes.

Temos e precisamos ser críticos quando implantamos uma solução de aplicativo, pois antes de pensar em implantar, analisar de fato o quanto atenderá o negócio e não precisamos pensar do que poderá ser “customizado” para atender, pois normalmente isto não será feito como precisamos ou nem mesmo será feito. Temos que analisar na perspectiva do que tem e de como funciona, por isso, é importante no processo de seleção que haja a participação das pessoas das áreas de negócio, mas que simulações sejam de fato conduzidas durante uma das fases de seleção.

Precisamos olhar de maneira crítica, pois é importante e fundamental compreender a cultura organizacional, suas restrições a mudanças e adaptações, como a viabilidade de contornar por meio de processos as deficiências ou falta de funcionalidade.

Tendo feito a análise da solução e escolhido o fornecedor, depois de conversado com clientes e compreender a sua capacidade de adequação da solução em itens críticos, precisamos preparar a organização para receber a nova solução. Como fazemos? Precisamos de um programa de transformação de entendimento, explicando de forma clara os objetivos do negócio, o que o sistema irá resolver e suas deficiências e falhas e exemplos de como serão contornadas. Mas, é importante que aqueles das áreas de negócio que participaram do processo de seleção participem também desta etapa, pois estão comprometidos com a solução. Tanto em prover as alternativas, como para convencer os demais das áreas de negócio.

Iniciado o programa de implantação, precisamos adequar os processos para as funcionalidades, rever os procedimentos, montar as instruções de uso da solução de forma alinhada com os procedimentos operacionais e não segundo as funcionalidades do aplicativo, pois é através das instruções de uso que as pessoas compreenderão como usá-lo de forma adequada.

Depois de termos sido criteriosos na montagem do material, precisamos iniciar o processo de capacitação dos recursos para usá-lo de forma alinhada com as funcionalidades que ele possui. Não podemos realizar o treinamento de forma separada na questão de processos, procedimentos e uso do aplicativo.

Quando compreendemos a importância de realizar o treinamento de forma integrada, tanto de forma presencial como através de ensino a distância, seremos capazes de entender o impacto que terá na organização pelo uso eficiente da solução.

Aplicativos de negócio – por que eles não funcionam?

Aplicativos de negócio – por que eles não funcionam?

Sistemas apresentam problemas, mas, não são a principal causa deles que temos nas organizações, precisamos fazer o diagnóstico correto para tomarmos as ações corretivas necessárias.

Na maioria das organizações que atuei, tanto como gestor de área como consultor de negócio, sempre ouvia a reclamação que os sistemas que usavam não eram bons, que não atendiam o negócio e que não funcionavam e então pensamos será que os sistemas são tão ruins assim ou o problema está em outro lugar?

Há uma cultura de reclamação e sempre apontar os defeitos em outros lugares, não procedemos com a investigação, não fazemos o diagnóstico correto da real situação e simplesmente decidimos colocar a culpa naquilo que não pode responder por si só.

As questões sempre são respondidas na perspectiva do que penso e não na análise do que realmente está acontecendo e da verdadeira causa. Precisamos entender um detalhe muito importante, se adquirimos uma solução pronta ou se desenvolvemos a nossa, em toda a situação as aplicações não vão responder às necessidades na íntegra, pois a velocidade que desejamos ou que queremos fazer as ações de marketing e vendas nem sempre traduzem a velocidade de criação de funcionalidade.

Mas qual a real causa dos problemas que enfrentamos? Onde estão? Têm solução? Em toda a minha experiência profissional ficou claro um ponto até agora, não importa o negócio, não importa o tipo de indústria, se comercialização de produto ou de serviço. As grandes causas dos sistemas não atender ao negócio estão em capacitação e processo, que normalmente respondem por 70% a 75% dos problemas. De 15% a 20% estão relacionados à configuração incorreta dos aplicativos para atender as necessidades e o restante fica entre funcionalidade que não existe conforme o desejo, mas que poderia ser atendido de outra forma ou erro do aplicativo (problema de desenvolvimento).

Não podemos implantar sistemas, quando contratamos uma solução pronta sem que haja uma ampla discussão sobre as funcionalidades desejadas, sem entendimento de como funciona e o que precisa ser feito para atender, pois sem o comprometimento dos donos do sistema, sempre será buscado um culpado. Depois de escolhido é fundamental que para a implantação seja realizada uma ampla análise e fazendo os ajustes dos processos necessários ao negócio, tanto nos aspectos de procedimento como de instrução de uso. Depois desta etapa é necessário conduzir um treinamento adequado quanto ao uso do aplicativo, não na perspectiva de sua funcionalidade, mas, da funcionalidade alinhada com os processos (procedimento e instrução de uso), além é claro da compreensão das configurações que serão necessárias realizar.

Aplicativos apresentam problemas? Sempre e é preciso ter um controle identificado deles, situação e um acompanhamento junto ao fornecedor da solução a ser dada, mas eles não são a prova de erro, sempre irão e poderão apresentar problemas, mas precisamos separar os problemas que criamos que leva a não funcionarem da forma correta, dos que criamos dentro da nossa organização.

Precisamos aprender a trabalhar de forma harmônica com os elementos que compõem a organização que são: pessoas, processos e tecnologia. Se não houver harmonia, nem capacitação adequada nos aplicativos e processos, nunca teremos o resultado que precisamos para atender as estratégias e objetivos organizacionais.

foto por: Markus Spiske on Unsplash

Canais que não funcionam

Canais que não funcionam

Pensar além da tecnologia é fundamental para qualquer organização, pois aparentemente achamos que as coisas funcionam sozinhas e que, tendo usado uma determinada, estamos agindo de maneira inovadora e atendendo aos nossos clientes e não compreendemos que ela sem processos e pessoas, não funcionam.

Criarmos canais de atendimento, disponibilizarmos sites da instituição, acrescentarmos uma página de “contato” e não nos preocuparmos com os processos e pessoas que precisam fazer com que este canal esteja disponível, é um erro crucial, pois não existe nada pior que enviar uma mensagem por meio do canal e não termos qualquer tipo de resposta.

Precisamos entender que não podemos agir com displicência e fazermos sem a visão do todo e não olharmos a tecnologia como parte integrante, uma peça para suportar os processos da organização, estamos caminhando a passos largos para a insatisfação do cliente.

Tudo que criarmos e disponibilizarmos para nos relacionarmos com o público externo ou interno de uma organização precisa ser implementada numa visão completa dos três componentes organizacionais: tecnologia, processo e pessoas. Qualquer promessa de que uma determinada tecnologia irá funcionar sozinha é uma panaceia e precisamos parar de acreditar neste tipo de estória.

É fundamental entendermos que nenhum componente da organização funciona sozinho e de forma eficiente, pois processos funcionam somente com pessoas e são suportados por tecnologia, quanto mais automatizado, menos pessoas serão necessárias. Agora, pessoas sem processo e tecnologia, conduz cada um a fazer segundo o seu entendimento e não atenderá aos interesses da organização. Já a tecnologia, não é diferente, pois para ser operacional e trazer benefícios, precisa das pessoas e dos processos para que haja a integração entre os componentes.

Precisamos parar de fazer com displicência e com uma visão limitada da organização e aprendermos a olhar, em toda e qualquer situação, a integração de todos os componentes organizacionais, para não ser mais uma solução que não funciona e que gera insatisfação no cliente, como é fonte de problemas para a gestão.

Desafios da era Digital

Desafios da era Digital

Não temos uma real dimensão do impacto e da transformação social que estamos vivendo nesta era digital, onde novas tecnologias, novas formas de fazer negócio e novas maneiras de enxergar as relações entre organização, pessoas e a comunidade que está despontando.

Precisamos parar, repensar, rever e tomarmos decisões para minimizar os impactos que irão recair sobre a sociedade de maneira tão profunda nos próximos anos e nos prepararmos e também as pessoas, de maneira que não provoquemos mais danos que já temos realizado.

A maneira de fazermos negócio, trabalharmos, termos rendimento está caminhando para outra realidade muito diferente desta. O que fazemos hoje, daqui a alguns anos, será como se vivêssemos na era dos dinossauros. Toda a discussão no congresso sobre CLT ficará ultrapassado e defasado de forma muito mais profunda que hoje.

Quando pensamos em Uber, Airbnb e tantas novas formas de fazer negócio, podemos dizer que isto não é nada comparado com o que está por vir. As pessoas que estão revendo e fazendo as leis, os nossos sindicalistas e empresários agem e pensam como dinossauros numa época de transformação social sem precedentes que iremos enfrentar e que a maioria das pessoas não estão preparadas.

Grande parte das empresas, postos de trabalhos, equipamentos e maneiras de fazermos as coisas simplesmente desaparecerão, dando lugar a uma realidade muito diferente desta que temos ou pensamos.

Como resolver esta questão? Precisamos debater, estarmos ligados, buscarmos como empresários e intelectuais, tomarmos as rédeas da situação e não só prepararmos o negócio, mas as pessoas para que o impacto não seja tão grande e cruel como podemos vislumbrar hoje.

Não serão somente novas tecnologias e formas de fazer negócio, mas, o desaparecer de uma época, de uma maneira de realizar negócio, de sobrevivermos, assim como foi a introdução da industrialização, será nos próximos anos: uma mudança profunda e sem precedentes. Temos que parar de olhar para trás, tentando manter o “status quo” e sermos agentes para ajudarmos e prepararmos as pessoas para a nova realidade que nos é apresentada.

Tecnologia e Negócio

Tecnologia e Negócio

O uso da tecnologia, de soluções, de inovações no negócio é fundamental para a sobrevivência, ou mesmo obter ou ter vantagem competitiva, mas, se não preparamos a organização para receber, ela não só não cumprirá o seu papel, como será mais um problema a ser administrado.

Para implantar uma nova tecnologia, não podemos desprezar os talentos da organização e nem os processos organizacionais que suportam o negócio. Uma tecnologia, não importando o investimento a ser realizado, nunca será uma solução em si mesma. Ela é e deve ser sempre encarada como parte de uma solução.

Precisamos, ao implantar uma nova solução tecnológica, ter uma visão e um entendimento claro como deveremos trabalhar os demais componentes organizacionais, para que seja assegurado o sucesso que o negócio precisa.

Quando aplicamos uma nova tecnologia precisamos pensar na cultura, valores, e comprometimento dos talentos humanos com as mudanças, por isso, antes de mais nada, os talentos precisam ser envolvidos na discussão do processo, pessoas chaves, pessoas que são influenciadores, os que são críticos, todos precisamos estar envolvidos em todo o processo, pois são eles que irão assegurar que a nova tecnologia será usada de forma adequada e alinhada com a estratégia do negócio.

São os talentos que podem e irão preparar os processos, realizando as adequações necessárias para que a tecnologia possa suportar o negócio como precisa, mais que isto, serão eles que irão preparar todos os outros para usar de forma adequada a tecnologia a ser disponibilizada.

Por isso, não podemos nunca, ver a tecnologia como solução dos problemas, mas simplesmente como um instrumento para suportar o negócio no realizar da sua missão e no alcançar da sua visão através das pessoas e processos.