Aplicativos de negócio – Como resolver a questão de processos

Colocar um sistema em produção sem que a sua escolha tenha sido realizada pelo pessoal de negócios e sem a adequação dos processos, procedimento e instrução de uso, alinhados com as funcionalidades para que as pessoas sejam treinadas de forma integrada é declararmos o insucesso do projeto.

Sendo processos uma das principais causas de problemas dos sistemas não funcionarem, precisamos compreender o quê e como fazer para resolvê-los dentro da organização, pois somente com o alinhamento adequado é que teremos os resultados que precisamos.

Geralmente implantamos solução de sistemas sem pensarmos nos processos e no nosso subconsciente está o fato de que o sistema irá resolver todos os problemas e funcionará sozinho. É isto uma verdade? Sabemos que não. Não queremos raciocinar e nem sermos críticos com relação a quem nos vende a solução, pois como pode uma solução atender todo mundo? Isto não é possível, pois cada negócio tem as suas particularidades e precisa usar de diferentes funcionalidades que são iguais, mesmo que aplicada a negócios diferentes.

Temos e precisamos ser críticos quando implantamos uma solução de aplicativo, pois antes de pensar em implantar, analisar de fato o quanto atenderá o negócio e não precisamos pensar do que poderá ser “customizado” para atender, pois normalmente isto não será feito como precisamos ou nem mesmo será feito. Temos que analisar na perspectiva do que tem e de como funciona, por isso, é importante no processo de seleção que haja a participação das pessoas das áreas de negócio, mas que simulações sejam de fato conduzidas durante uma das fases de seleção.

Precisamos olhar de maneira crítica, pois é importante e fundamental compreender a cultura organizacional, suas restrições a mudanças e adaptações, como a viabilidade de contornar por meio de processos as deficiências ou falta de funcionalidade.

Tendo feito a análise da solução e escolhido o fornecedor, depois de conversado com clientes e compreender a sua capacidade de adequação da solução em itens críticos, precisamos preparar a organização para receber a nova solução. Como fazemos? Precisamos de um programa de transformação de entendimento, explicando de forma clara os objetivos do negócio, o que o sistema irá resolver e suas deficiências e falhas e exemplos de como serão contornadas. Mas, é importante que aqueles das áreas de negócio que participaram do processo de seleção participem também desta etapa, pois estão comprometidos com a solução. Tanto em prover as alternativas, como para convencer os demais das áreas de negócio.

Iniciado o programa de implantação, precisamos adequar os processos para as funcionalidades, rever os procedimentos, montar as instruções de uso da solução de forma alinhada com os procedimentos operacionais e não segundo as funcionalidades do aplicativo, pois é através das instruções de uso que as pessoas compreenderão como usá-lo de forma adequada.

Depois de termos sido criteriosos na montagem do material, precisamos iniciar o processo de capacitação dos recursos para usá-lo de forma alinhada com as funcionalidades que ele possui. Não podemos realizar o treinamento de forma separada na questão de processos, procedimentos e uso do aplicativo.

Quando compreendemos a importância de realizar o treinamento de forma integrada, tanto de forma presencial como através de ensino a distância, seremos capazes de entender o impacto que terá na organização pelo uso eficiente da solução.